fbpx
Share on facebook
Share on telegram
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp

Yeni başlayan bizneslərin mütləq bilməlidi olduğu nüans || Biznes Proses – Biznesin Anatomiyası

Diqqət etmisinizsə, dünyanın müxtəlif ölkələrində McDonald’sdan aldığımız eyni məhsulların qablaşdırılması, görünüşü, dadı, işçilərin geymi və davranışı demək olar ki, eynidir. Bunun səbəbi odur ki, hər bir McDonald’s  mərkəzlərində iş prosesi, yəni biznes prosesi eynidir. 

Biznesə başlamazdan öncə, Biznes plana daxil etməli olduğumuz məsələlərdən biri də elə Biznes prosesdir. Bu videoda biznes prosesin nə olduğundan və tam olaraq nə işə yaradığından bəhs edəcəyik. Bazar araşdırmasından sonra biznes ideyanın uğurlu olacağı proqnoz edilərsə, daha sonra həmin ideya üzərindən qurulacaq biznesin işləmə mexanizmasını, yəni biznes prosesini planlamalıyıq. İstənilən bir biznesin məqsədi hansısa bir məhsul və ya xidmət  hazırlayıb hədəf kütləsinə dəyər kimi təqdim etməkdir. Bəs bu məhsulun və ya xidmətin hazırlanma prosesi necə aparılacaq? Həmin biznes fəaliyyətə başladıqdan sonra, o şirkətədə nə qədər işçi heyəti çalışacaq? Onların gündəlik vəzifələri və gördükləri işlər nələr və hansı ardıcıllıqla  olacaq? 

Biznes prosesində, məhsul və ya xidmət sıfırdan müştəriyə təqdim edilənə qədər hansı mərhələlərdən keçməlidir, bunları qabaqcadan təsvir etməliyik. Məsələn, elə şirkətlər var ki, o şirkətlərdə, istehsal, maliyyə, satış, marketinq, İnsan Resurslarının idarə edilməsi və.s departamentlər var və məhsul sıfırdan hazır olana qədər bu departamentlər arasında yüzlərlə kommunikasiyalar, əlaqələr baş verir. 

Təbii ki, bu əlaqələr, öncədən sistemli bir şəkilə salınıb və biznes prosesinin bir tərkib hissəsi olub. Biznes prosesinin təyin olunması, həmin biznesin öz resusrlarını düzgün şəkildə optimallaşdırması deməkdir. Əlavə olaraq öz biznes prosesini müşahidə edə bilməyi bacaran biznes, daim proseslərə nəzarət edir və necə daha məhsuldar olmağın yollarını düşünür. Biznes prosesinin müəyyən olunmasının faydalarından biri də şirkətdaxili qarışıqlığın, xaosun qarşısının alınmasıdır. Yəni kim, nəyi necə edəcəyini bilmiş olur. 

Ümumi biznes proses özü 6 addımdan ibarətdir.

1-ci adımda, bu biznesin məqsədləri qeyd olunmalıdır. Bu biznes nəyə görə qurulduğu və son əldə edəcəyi faydalar müəyyənləşməlidir. 

2-ci addımda, həmin məqəsdə çatmağın planı və yol xəritəsi təsvir olunmalıdır. 

3-cü addımda, bu yol xəritəsində hansı vəzifələr, fəaliyyətlər kimlər tərəfindən və hansı avadanlıqlardan istifadə olunmalıdır qeyd olunmalıdır. 

4-cü addımda, təbii ki, nəzəri olaraq hazırladığınız yol xəritəsində boşluqlar olacaqdır. Bu baxımdan hazırladığınız yol xəritəsini kiçik miqyasda sınaqdan keçirmək, test etmək mütləqdir. Bu zaman müşahidələr nəticəsində nəzərə alınan boşluqlar aradan qaldırılmalıdır. 

5-ci addımda, real mühitdə bu biznes prosesinin fəaliyyətinə başlanılmalıdır. 

6-cı addımda, yenidən proseslər müşahidə olunmalı, və ola biləcək boşluqlar aradan qaldırılmalıdır. 

Bəs ideal biznes prosesi hansı xarakteristikalara malikdir?

Birinci növbədə, prosesin bir başlama və bitmə vaxtı olmalıdır, nəzərə almalıyıq ki, resurslar tükənəndir. İkinci məsələ, düzgün biznes proses dəfələrlə təkrarlana bilməlidir. Üçüncü məqam, biznes prosesin hər bir mərhələsində məhsul və ya xidmətə dəyər əlavə olunmalıdır. Əgər prosesin hansısa mərhələsində məhsula əlavə dəyər qatılmırsa, deməli, bu həmin biznes üçün əlavə xərcdir, yəni resurs itkisidir. Sonuncu nüans isə odur ki, planlanmış biznes prosesi sabit olmamalıdır, yəni dəyişikliklər etmək hər zaman mümkün olmalıdır. Əgər prosesdə gələcək hansısa səbəblərdən dəyişikliklərə məcbur olunsa, amma bu mümükün olmasa artıq bu bütün prosesin dayanması deməkdir. 

Müasir dövrdə, biznes proseslərinin sürətlənməsi, xərclərin aşağı düşməsi və effektivliyin artması üçün müxtəlif bizneslər fərqli proqram təminatları istifadə edirlər. Bu proqramlar həm istehsal proseslərinə həm də ümumi idarəetmə proseslərinə aid ola bilir. Məsələn, marketlərdə gördüyümüz anbar idarəetmə sistemi və ya digər şirkətlərdə CRM dediyimiz Müştəri Əlaqələrinin İdarəedilməsi kimi proqramları misal göstərmək olar.

Ümumiyyətlə, şirkətlərdə biznes prosesləri tipinə görə 3 növ olur:

Birinci tip biznes proses, əsas biznes prosesi adlanır. Məsələn, tikinti şirkətində binanın özünün tikilmə porosesini, restoranda təqdim olunan yeməklərin hazırlanma prosesini, avtomobil şirkətində avtomobilin hazırlanma prosesini və.s misal gətirmək olar. 

İkinci tip proseslər isə qeyd etdiyimiz əsas biznes prosesinin işlək vəziyyətə gəlməsi, idarəedilməsi üçün menecment prosesi gərəklidir. Məsələn, söhbət avtomobil şirkətindən gedirsə, həmin şirkətdə Marketinq, idarəetmə, satış, insan resurslarının idarə edilməsi, və. s departamentlər vardır. Hər bir departament bir insan orqanı kimidir, hər bir departamentin də öz funksiyası var. 

Nəzərə almaq lazımdır ki, bütün biznes proseslərinin yol xəritəsini ümumilikdə hazırladıqdan daha sonra hər bir prosesin də alt prosesi hazırlanmalıdır.

Məsələn, HR departamentinin gördüyü işlərin bir neçə istiqaməti var, bura işə qəbuletmə, işçilərin idarəedilməsi, təlimlərin təşkili və.s aiddir. Gördüyünüz kimi burda HR departamentinin biz müxtəlif tipdə alt proseslərini qeyd etməliyik və hər bir alt qrupun da öz funksional bines prosesi olur. Gəlin, işəgötürmə prosesinin praktiki olaraq yol xəritəsini təsvir edək. Təbii ki, hər bir şirkətin bu barədə öz yanaşması ola bilər. Lakin beynəlxalq standartlara baxsaq, işə qəbuletmə prosesi belədir: 

Əvvəlcə, şirkətdə hansısa işin yerinə yetirilməsi üçün HR departamentinə xəbər verilir. Daha sonra HR departamenti həmin pozisiya üçün tələb olunan kriteryaları müəyyənləşdirir. Kriteriyalar təyin olunduqdan sonra, iş elan şəklində online şəkildə yerləşdirilir. Elanı görən iş axtaranlar öz CV-lərini bu şirkətə göndərirlər. Qəbul olunan CVlərə baxıldıqdan sonra, onlar 2 kateqoriyaya ayrılır: Uyğun olanlar və olmayanlar. Sonrakı mərhələdə, uyğun olan CVlər tələb olunan kriteriyalara görə qiymətləndirilir və uyğun vakantlar musahibəyə dəvət alır. Növbəti mərhələdə müsahibədə iştirak edən vakantlar yenidən qiymətləndirilir və daha uyğun vakantlar yenidən 2-ci musahibəyə çağırılır. Digərlərinə isə bu vakansiyaya tam  uyğun olmadıqları barədə e-poçt göndərilir. Yenidən seçilmiş vakantlar müsahibədən sonra qiymətləndirilir və uyğun olan vakanta iş təklifi göndərilir. 

Gördüyünüz bu yol xəritəsi bir şirkətin, bir departamentinin funksiyalarından yalnız birinin iş prosesidir. İlk başda yeni qurulan kiçik bizneslərdə departamentlər olmur, yəni biznes proseslər də az olur. Nə zaman ki, bu biznes böyüyür o zaman bu şirkətdə departamentlər yaradılır və biznes proseslərinin də sayı artır. 

Sonuncu tip, 3-cü tip, dəstəkçi proseslər də biznesin fəaliyyəti üçün vacibdir. Bura hansısa biznes üçün texniki dəstək, təhlükəsizlik təlimatları kimi proseslər daxildir. Məsələn, elə bizneslər var ki, onların İT departamenti yoxdur, çünki gündəlik iş prosesində ehtiyac olmur. Lakin başqa tərəfdən bu servislərə  ayda ən azından 1-2 dəfə ehtiyac olunur. Bu nöqteyi-nəzərdən şirkətlərdə bu xidmətlərə ehtiyac yaranarsa nəyin necə və nə vaxt baş verəcəyi standart hala gətirilməlidir. 

 Biznes prosesi dəqiq məlum olmayan bizneslərdə daim problemlər olur və məhsul və ya ximətin keyfiyyəti hər dəfə fərqli olur. Bu da  müştəri narazılıqlarına və sonda da şirkətin rəqabət qabiliyyətini itirməsinə gətirib çıxarır.